Maritim- Jakarta, Pelaksana Tugas Sekretaris Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman Ridwan Jamaluddin menegaskan seluruh pegawai Kemenko Maritim untuk menggunakan Nota Dinas Elektronik (NDE) . Hal ini diungkapkan oleh Ridwan dalam Sosialisasi dan workshop implementasi NDE, Kamis (6/7/2017).

Ridwan menjelaskan Kemenko Maritim menerapkan sistem dokumen elektronik yang berbeda dibandingkan dengan Kementerian/ Lembaga lain.  Jika sebelumnya sistem dokumen elektronik dimulai dari atas kebawah, kedepannya Kemenko Maritim akan melakukannya dari bawah ke atas. “Dari sisi kesulitan sebenarnya minimal, saya lihat tidak ada kesulitan yang sangat mengganggu dalam menerapkan ini tetapi yang paling penting adalah dari segi manfaat,” ujarnya. Menggunakan NDE berarti menggunakan lebih sedikit kertas, lebih green dan mudah diakses dimana saja. NDE merupakan rangkaian program reformasi birokrasi yang terus digulirkan di lingkungan Kemenko Maritim.

Ridwan menambahkan, masalah yang dialami pada nota dinas paper based ialah, masalah emungkinan kehilangan laporan, nota atau surat. Menurutnya, Jika laporan atau surat-surat berbentuk kertas sudah hilang maka itu akan menjadi masalah besar. “Jika sudah hilang, tidak ada lagi back up-annya. Namun bila dokumen berbentuk softcopy, datanya bisa di-back up dan di simpan dengan aman. Nah, saya berharap dengan teknologi ini bisa membantu semua pihak. Tapi memang, akibatnya kita bekerja 24 jam, tidak bisa tidur jika kita mengikuti semua urusan ini, tantangannya adalah bagaimana nanti kita menyesuaikan diri,” tambahnya.

Kepala Biro Informasi dan Hukum Djoko Hartoyo mengatakan,  pegawai  Kemenko Maritim  sudah mengetahui system dokumen elektronik tersebut. “Kita sudah melakukan sosialisasi dan bimbimgan teknis ke semua dan masing-masing kedeputian selama 5 bulan. Fasilitas sudah kita lengkapi. Di tempat saya, saya beli scan yang kecepatannya 90 scan/ menit.  ada juga yang kecepatannya 80 scan/ menit. Saya juga sudah beli scan untuk kertas A3 dan A4.  Semuanya sudah jalan. Kalau ada yang belum jalan ini masalah budaya, masalah mengubah kebiasaan lama dalam sistem baru” kata Djoko.

Pada sesi akhir rapat, Ridwan menghimbau kepada para peserta rapat untuk merealisasikan sistem dokumen elektronik yang terbagi dalam tiga alur.

“Sebagai langkah awal, kita mulai dari pintu masuk yang ada di persuratan. Di sana semua kertas jadi digital. Kalau yang terima sudah dalam bentuk digital itu lebih bagus lagi. Supaya kita menerima format digital, kita harus bermain digital. Yang kedua, ini termasuk kebiasaan juga. Ini harus dikerjakan dari bawah. Yang ketiga, karena ada mekanisme yang beda, harus ada kebiasaan baru. Yang tadi sendiri, harus ada pendamping, yang tadinya setiap saat, harus ada penjadwalan, agar ada kepastian waktu,” ujar Ridwan.

Ridwan juga menghimbau pada semua peserta rapat untuk jangan berputus asa jika menemui kesulitan. “Jadi, kalau ada kesulitan, jangan putuh asa. Kebutuhan yang penting kita penuhi. Kalau ada kesulitan, ada jalan keluarnya,” pungkasnya. Djoko menegaskan bila ada kesulitan pegawai dapat menghubungi Biro Informasi dan Hukum Bagian data dan Informasi (Datin) sebagai layanan bantuan (helpdesk) NDE***