Marves—Bandung, Dalam rangka menyelaraskan kesiapan dan pengurusan administrasi perjalanan dinas luar negeri di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi, Biro Komunikasi Sekretariat Kementerian Koordinator menyelenggarakan Workshop Perjalanan Dinas Luar Negeri di Era New Normal pada Kamis-Sabtu 24-26 September 2020 di Bandung, Jawa Barat. Workshop ini dihadiri oleh para petugas administrasi guna meningkatkan pengetahuan dalam melakukan pengurusan perjalanan dinas luar negeri.

Sekretaris Kementerian Koordinator, Agung Kuswandono menyampaikan akibat adanya pandemi COVID-19, perjalanan dinas luar negeri dihentikan sementara. Saat ini masih dipilah-pilah dan urgensi dari perjalanan dinas luar negeri. Apalagi saat ini ditambah dengan protokol Covid-19 sehingga ada regulasi baru, sehingga para pelaksana dan petugas administrasi harus memperhatikan persyaratan perjalanan dinas yang ada.

“Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan perjalanan dinas luar negeri ini. Pertama, perlu tidaknya perjalanan dinas tersebut. Hal ini karena perjalanan dinas tersebut menggunakan anggaran APBN dan paspor dinas/diplomatik. Kedua, perhatikan persyaratan administrasi yang harus dipenuhi dan waktu pengajuannya agar tidak terlalu dekat dengan waktu keberangkatan,” kata Sesmenko Agung.

Kebijakan Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi mengacu pada Peraturan Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2016 tentang Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri di Lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman. Perjalanan dinas luar negeri dilakukan berdasarkan undangan atau penugasan dari Menteri Koordinator antara lain berupa pertemuan bilateral, regional, multilateral, seminar, lokakarya, workshop, konferensi internasional, pameran, dan lain-lain yang dilakukan dengan mempertimbangkan kepatutan dalam perimbangan delegasi dan kesesuaian tugas, fungsi dan kompetensi.

Sesmenko Agung menambahkan bahwa perjalanan dinas luar negeri perlu memenuhi persyaratan administrasi untuk meminimalisir kesalahan dan temuan saat pemeriksaan keuangan oleh BPK.

“Workshop dilakukan dalam rangka penyelarasan kesiapan dan pengurusan administrasi perjalanan dinas luar negeri sesuai dengan ketentuan yang berlaku baik penggunaan paspor dinas maupun pengurusan izin setneg dan exit permit. Perhatikan semua aturan administrasi dan sesuaikan dengan kebutuhan,” tambah Sesmenko Agung.

Kepala Biro Komunikasi, Andreas Dipi Patria menggarisbawahi hal yang sama terkait perjalanan dinas luar negeri, yaitu kelengkapan berkas perjalanan dinas agar memudahkan pertanggungjawaban perjalanan dinas oleh para petugas administrasi serta menghindari temuan keuangan dari auditor atau BPK. Oleh karena itu, kelengkapan berkas dan komunikasi antara pelaksana dan petugas administrasi harus berjalan baik. “Meskipun perjalanan dinas luar negeri dilaksanakan oleh pimpinan, namun para petugas administrasi yang mempersiapkan berbagai persyaratan perjalanan dinas tersebut, sehingga perlu mengetahui SOP perjalanan dinas luar negeri agar proses dari keberangkatan sampai pertanggungjawaban berjalan lancar. Selain itu, kelancaran komunikasi antara pimpinan yang melaksanakan perjalanan dinas luar negeri dengan para petugas administrasi yang mengerjakan persyaratan juga sangat penting,” kata Karo Andreas.

Karo Andreas menyampaikan agar inspektur dapat berbagi pengalaman dalam pertanggungjawaban perjalanan dinas luar negeri yang sudah terjadi di Kemenko Marves.

“Inspektur nanti diharapakan dapat menyampaikan pengalaman-pengalaman terkait temuan BPK dalam perjalanan dinas luar negeri, agar kita bisa meminimalisir kesalahan di perjalanan dinas luar negeri berikutnya. Kemudian, Inspektur mohon bisa mereview rencana perjalanan dinas luar negeri yang sudah ada, agar bisa dibatasi dan ditentukan prioritas,” kata Karo Andreas.

Kepala Biro Hukum, Budi Purwanto menyampaikan terkait pedoman perjalanan dinas di luar negeri lingkup Kemenko Bidang Kemaritiman dan Investasi.

"Apa yang diselenggarakan Biro Komunikasi ini ada langkah staregis yang harus dipahami oleh sekretariat dan para kedeputian. Semua diawali dari proses administrasi, kalo administrasi dikelola dengan baik dan para pelaksana perjalanan dinas mematuhi administrasi yang ada, maka akan memudahkan perjalanan dinas luar negeri, kata Karo Budi.

Setelah workshop ini, Karo Budi mengharapkan agar para peserta workshop dapat memberikan rekomendasi untuk memperbaiki Peraturan Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2016 tentang Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri di Lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman untuk disesuaikan dengan kondisi dan regulasi terbaru saat ini.

Workshop diikuti oleh perwakilan pejabat dan pegawai unit kerja di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi, dan mengundang narasumber dari Kementerian Sekretariat Negara terkait Pengurusan Perjalanan Dinas di Era New Normal, Kementerian Luar Negeri terkait Pedoman Pengurusan Exit Permit dan Pengenalan Paspor Diplomatik/Dinas, dan internal Kemenko Marves dari Biro Hukum dan Inspektur.

“Diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan petugas administrasi dalam melakukan pengurusan kelengkapan administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri di lingkup Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi yang lebih baik dan sesuai standar pelayanan pada Kementerian /Lembaga Lainnya,” tutup Sesmenko Agung.

Biro Komunikasi Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi