Marves -  Bogor, Biro Umum Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi (Kemenko Marves)  mengadakan Sosialisasi NSPK Kearsipan, Arsip Vital dan Arsip Terjaga serta Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkup Kemenko Marves pada Senin – Selasa (13 s.d. 14 – 02 – 2023).

Kegiatan Sosialisasi dan Bimtek dihadiri dan dibuka oleh Kepala Biro Umum Tito Setiawan dan didampingi oleh narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Imam Mulyantono selaku Direktur Kepala Kearsipan Pusat, Diantyo Nugroho Selaku Ketua Tim Kerja Arsip Tematik dan Diah Tjaturini selaku Ketua Tim Arsip Otorita IKN serta peserta sosialisasi dan bimtek dari perwakilan dari seluruh unit kerja di Kemenko Marves. 

“Kegiatan ini bertujuan untuk mensosialisasikan peraturan-peraturan di bidang kearsipan dalam menyamakan pandangan dan keseragaman dalam pelaksanaanya serta meningkatkan kompetensi kearsipan pegawai di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi serta membuka ruang diskusi antara narasumber dan peserta kegiatan,” buka Karo Umum Tito dalam sambutannya. 

“Kemenko Marves merupakan kementerian pertama yang merespon terkait penataan arsip sebagai tindak lanjut dari rapat koordinasi yang diadakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tanggal 7 Februari 2023 tentang penataan arsip Kementerian/Lembaga yang akan pindah ke IKN yang dihadiri perwakilan dari 68 Kementerian/Lembaga,” tutur Direktur Kearsipan Pusat ANRI Imam Mulyantono. 

Dalam rangka pemindahan K/L ke IKN, Kemenko Marves diharapkan segera melakukan penataan arsip, khususnya untuk segera melakukan penyusutan baik itu penyerahan arsip terjaga, arsip vital dan arsip statis serta melakukan pemusnahan pada arsip yang dimiliki. Hal ini dilakukan untuk melindungi dan menyelamatkan arsip terjaga, arsip vital atau arsip aset dan arsip stastis agar arsip-arsip tersebut tidak rusak dan hilang saat dilaksanakannya pemindahan K/L ke IKN. 

“Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memberikan program penataan arsip bagi K/L yang akan pindah ke IKN, ANRI akan memberikan alokasi sebesar 500 meter linear bagi K/L penerima jasa penataan arsip, tetapi untuk anggaran yang dibutuhkan selama penataan arsip yang meliputi honorarium/transportasi/konsumsi dan lain-lain serta fasilitai tim pendamping menjadi tanggung jawab K/L,” tambah Direktur ANRI Imam Mulyantono. 

Ketua Tim Kerja Arsip Tematik ANRI Diantyo Nugroho menyampaikan, “ANRI akan mempercepat pemusnahan pada arsip keuangan walau jadwal retensi arsipnya masih 10 tahun lagi, tetapi sebelum dilaksanakan pemusnahan, ANRI akan berkoordinasi terlebih dahulu dengan K/L yang memiliki arsip tersebut. Ini merupakan salah satu upaya yang akan dilakukan oleh ANRI untuk mempercepat penataan arsip dalam rangka pemindahan K/L ke IKN.” 

Ketua Tim Arsip Otorita IKN ANRI Diah Tjaturini pada Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis menyampaikan terkait kebijakan kearsipan, NSPK yang wajib dimiliki adalah Tata Naskah DInas, Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, dan Jadwal Retensi Arsip sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengelolaan arsip dan wajib memiliki minimal 10 SOP terkait kearsipan. 

“Dalam pengelolaan arsip, NSPK tetap menjadi dasar pengelolaan arsip maka dengan begitu arsip dapat diberkaskan sesuai dengan ketentuan yang ada, pemberkasan arsip dilakukan guna mempermudah dalam pencarian atau penemuan kembali arsip yang diinginkan dan waktu ideal untuk pencarian arsip yang diinginkan hanya membutuhkan waktu tidak lebih dari 60 detik atau tidak lebih dari 1 menit karena adanya daftar arsip yang telah dibuat dari arsip yang sudah diberkaskan,” tambahnya. 

Pada kegiatan ini pula Karo Umum Tito menyampaikan NSPK Kearsipan yang wajib dimiliki dan dipedomani di lingkungan Kemenko Marves meliputi Peraturan Menteri Koordinator Nomor 3 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip, Peraturan Menteri Koordinator Nomor 1 Tahun 2022 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, Peraturan Menteri Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi Nomor 2 Tahun 2022 tentang Jadwal Retensi Arsip, dan Peraturan Menteri Koordinator Nomor 11 Tahun 2022 tentang Tata Naskah Dinas. 

Dengan telah terbit 4 NSPK tersebut maka seluruh pejabat dan pegawai perlu membaca dan mentaati setiap aturan yang berlaku.
Highlight perubahan tata naskah dinas sebelumnya adalah naskah dinas internal, cap dinas Kemenko Marves yang terdiri atas cap jabatan menteri dan cap instansi, paraf naskah dinas Kemenko Marves, dan penomoran naskah dinas dan singkatan unit kerja sampai unit eselon II. 

“Peraturan-peraturan kearsipan tersebut wajib dipedomani agar dapat mengelola arsip yang dimiliki sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan, sehingga ketika dilaksanakannya pengawasan kearsipan internal tidak ada temuan-temuan yang tidak sesuai dengan peraturan-peraturan kearsipan,” tegas Karo Umum Tito. 

Biro Komunikasi 
Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi