Marves - Jakarta, Dalam rangka menjaga dan melestarikan integritas dokumen di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi, Deputi Bidang Koordinasi Infrastruktur dan Transportasi menyelenggarakan Kegiatan Penguatan Kearsipan Tahun 2024 pada Selasa, 20 Februari 2024 di Jakarta. Sekretaris Deputi Bidang Koordinasi Infrastruktur dan Transportasi, Romi Firman menjelaskan kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana penyelenggaraan tugas dan fungsi suatu unit kerja dilaksanakan, serta mendorong peningkatan nilai pencapaian kinerja terutama dalam bidang penataan kearsipan.

“Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinamis meliputi tahapan-tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung, sehingga membutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan profesional,” jelas Sesdep Romi

Sesdep Romi memaparkan Deputi Bidang Koordinasi Infrastruktur dan Transportasi dengan seluruh unit di Kemenko Marves bersama-sama ingin meningkatkan manajemen kearsipan dan dengan harapan tidak ada satupun yang tertinggal.

 Ketua Tim Dukungan Manajemen Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Tiyas Cahyani menyampaikan adanya kegiatan penguatan kearsipan di Kemenko Marves guna pengelolaan dan penyusutan arsip dinamis yang bertujuan dalam menjaga ketertiban, keteraturan, dan keberlanjutan administrasi. 

“Arsip dinamis adalah dokumen atau rekaman kegiatan yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional dan mengalami perubahan secara berkala. Arsip Dinamis terdiri dari dua jenis, yakni arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus, serta arsip inaktif yakni arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun” jelas Tiyas.

Lebih lanjut, Tiyas juga menjelaskan mengenai identifikasi dan klasifikasi arsip yang merupakan langkah awal dalam pengelolaan arsip dinamis. Dokumen harus diidentifikasi sesuai dengan jenisnya, seperti surat-surat masuk, surat-surat keluar, laporan, atau dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan kegiatan operasional Kemenko Marves. Selain itu pemanfaatan sistem informasi kearsipan juga membantu mempermudah pengelolaan arsip dinamis. 

Mendukung penjelasan mengenai arsip dinamis, Susanti, Arsiparis Ahli Madya ANRI, menambahkan keterangan mengenai penyusutan arsip dinamis. Penyusutan arsip dilakukan dengan mengelompokkan dokumen-dokumen berdasarkan periode waktu tertentu. Misalnya, dokumen yang sudah tidak aktif atau tidak sering digunakan dapat dipindahkan ke penyimpanan arsip, sementara dokumen yang masih sering digunakan tetap diakses secara mudah. 

Jadwal Penyusutan dan Pemusnahan juga perlu dilakukan secara berkala. Dokumen yang sudah melewati batas waktu penyimpanan atau tidak lagi relevan perlu dinilai untuk keberlanjutan penyimpanan atau penghapusan. Dokumen yang mengalami penyusutan dapat disimpan dengan metode penyimpanan yang efisien. Penggunaan sistem rak atau penyimpanan digital dapat membantu memudahkan akses dan meminimalkan risiko kerusakan.

Dengan menerapkan langkah-langkah pengelolaan dan penyusutan arsip dinamis, Kemenko Marves dapat memastikan aksesibilitas informasi, dan mendukung transparansi serta akuntabilitas dalam menjalankan kegiatan operasional.

Melalui kegiatan penguatan kearsipan ini, Kemenko Marves mengambil langkah proaktif dalam memastikan bahwa dokumentasi dan catatan sejarahnya terjaga dengan baik. 

“Dengan menggabungkan teknologi, pelatihan, dan kerjasama antarunit, Kemenko Marves menciptakan fondasi yang kokoh untuk melanjutkan perjalanan organisasi menuju masa depan yang lebih transparan, efisien, dan terarah,” harap Sesdep Romi.

Art-3/HUM/ROKOM/SET.MARVES/I/2024

Biro Komunikasi
Kemenko Bidang Kemaritiman dan Investasi