Marves-Bogor, Pengelolaan Arsip merupakan bahan bukti otentik dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi (Kemenko Marves) turut memandang tinggi pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Terkait hal tersebut, untuk meningkatkan kompetensi pengelola arsip di lingkungan Kemenko Marves, Biro Umum Kemenko Marves mengadakan Sosialisasi dan Bimtek Pengelolaan Kearsipan pada 23 – 25 Juli 2020.

“Kita berkumpul di sini untuk melakukan sosialisasi dan bimbingan teknis, arsip ini memiliki kepentingan yang tinggi. Untuk itu dibutuhkan pengelola arsip yang ahli” ucap Sekretaris Kemenko (Sesmenko) Marves, Agung Kuswandono, saat membuka kegiatan Sosialisasi dan Bimbingan Teknis tersebut (23-07-2020).

Menurutnya, permasalahan arsip umumnya muncul di ‘belakang’. Sebagai contoh arsip dibutuhkan untuk kenaikan jabatan maupun jika terjadi persoalan hukum. Terkait hal tersebut, Sesmenko Agung mengharapkan agar pemangku jabatan Arsiparis harus memiliki rasa empati dan keinginan untuk menjemput bola.

“Arsiparis tugasnya mengumpulkan data, jadi jangan memerintah orang lain untuk menyampaikan data. Jangan melempar tanggung jawab ke orang lain, Arsiparis harus proaktif mengumpulkan arsipnya jangan hanya menunggu orang mengumpulkan” tegas Sesmenko Agung.

Menurut Kepala Biro (Kabiro) Umum, Tito Setiawan, menyatakan bahwa Kemenko Marves telah melakukan kegiatan kearsipan. “Salah satu capaian yang telah dilaksanakan yaitu dengan meningkatkan indeks kearsipan Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi dari 58,36 menjadi 84,18. Pada tahun 2020 ini, kami targetkan nilai indeks kearsipan Kemenko Marves dapat mencapai 86” jelas Kabiro Tito.

Terkait capaian 84,18 tersebut, Kepala Biro Hukum, Budi Purwanto, memaparkan bahwa dengan capaian tersebut maka Kemenko Marves berada pada peringkat 21 dari 34 Kementerian/Lembaga dengan kategori A atau memuaskan.

“Peringkat kita ini masih dibawah dari beberapa kementerian dalam lingkup koordinasi kita (Kemenko Marves). Kita masih kalah dari KLHK, KKP, KemenParekraf, Kemenhub, dan KemenESDM” papar Karo Budi. Namun dirinya menginformasikan bahwa Kemenko Marves patut berbangga dengan peringkat tersebut karena masih diatas dari kementerian lain yang memiliki jumlah ASN besar. Menurutnya Kemenko Marves dengan jumlah arsiparis yang minim namun mampu mendapatkan kategori A merupakan capaian yang baik.

Penjelasan Kabiro tersebut kemudian mendapatkan respon dari Sesmenko Agung. Dirinya menyampaikan, “Jangan menargetkan nilai indeks kearsipan ini dengan hanya 86%, kita harus optimis dan memasang target tinggi untuk memacu motivasi dalam bekerja, pasang target nilai 100% untuk tahun 2020” tantang Sesmenko Agung.

Dirinya mengatakan bahwa dengan memasang target maksimal maka diharapkan upaya pemenuhan target yang dilakukan akan semaksimal mungkin.

“Sosialisasi dan bimtek kearsipan ini merupakan salah satu cara guna mencapai target indeks kearsipan yang maksimal. Unit pengolah dan pengelola arsip yang berkinerja juga diberi penghargaan untuk meningkatkan semangat kerja” tutur Karo Tito.

Untuk itu pada kesempatan yang sama, penghargaan berupa Plakat di berikan kepada Deputi Bidang Koordinasi Sumber Daya Manusia, Iptek, dan Budaya Maritim sebagai Unit Pengolah Arsip Terbaik Tahun 2019, serta 3 sertifikat bagi pengelola arsip terbaik di Kemenko Marves Tahun 2019.

“Selain kegiatan tersebut masih terdapat beberapa rekomendasi hasil pengawasan kearsipan yang harus dilaksanakan untuk terus meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsiapan di Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi” ucap Kabiro Tito.

Terkait dengan pelaksanaan kearsipan, Kementarian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPanRB) telah menerbitkan Surat Edaran MenPanRB No.1 tahun 2020 tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara.

“Arsip dapat menunjukan kepada anak cucu kita, tentang apa saja yang telah kita kerjakan. Kita bisa bercerita bahwa Kemenko Marves sudah melakukan banyak hal, tapi kalua tidak ada arsipnya, tidak ada buktinya” jelas Direktur Akuisisi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Rudi Anton.

Menurutnya, sepanjang tahun 2015 sampai dengan 2019, Kemenko Marves bersama dengan 15 Lembaga Negara lainnya belum menyerahkan arsip statis kepada ANRI.

“Penyerahan arsip ini penting sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan, menunjukan kalua Kemenko Marves memang betul telah melakukan banyak hal agar di massa depan nanti, ini (arsip) bisa menjadi bukti” jelas DIrektur Rudi.

Pada Sosialisasi dan Bimbingan Teknis tersebut, para Arsiparis dan pengelola arsip perwakilan unit kerja di lingkungan Kemenko Marves mendapatkan pengetahuan terkait penyelamatan dan pelestarian arsip, penyusutan arsip, sampai dengan tata cara pemusnahan arsip.

“Mulai sekarang fungsional arsiparis saya minta bangga untuk menjadi Arsiparis, karena anda menjadi garda belakang meskipun kerjanya di depan, tapi anda akan dicari-cari saat orang sibuk mencari eviden, mencari data” ucap Sesmenko Agung menggugah rasa bangga para Arsiparis.

“Jangan patah semangat, kesempatan akan selalu ada. Yang penting bagi anda bekerja dengan sebaik-baiknya sesuai dengan tupoksi anda sekalian, untuk menjadikan arsiparis ini menjadi the best. Orang akan menjadi segan kalo arsip kita bagus” tutup Sesmenko Agung.